Facturen van onderaannemers: wanneer zijn ze onvoldoende als bewijs van beroepskosten?

In het kort

Een factuur en een ondertekende overeenkomst bewijzen niet automatisch dat de gefactureerde prestaties werkelijk zijn uitgevoerd. Dat blijkt uit een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg Waals-Brabant van 20 april 2026.

De rechtbank weigerde de aftrek van onderaannemingskosten omdat concrete bewijzen van de prestaties ontbraken. Ook waren de facturen vaag en stemden de gefactureerde bedragen niet overeen met de overeenkomsten en financiële verrichtingen.

Het vonnis illustreert hoe belangrijk het is om naast de facturatie ook de uitvoering van een opdracht te kunnen aantonen. Dat verdient bijzondere aandacht bij dienstverlening tussen verbonden vennootschappen.

Vage facturen vormen een vaak voorkomend discussiepunt bij fiscale controles, zowel inzake btw als vennootschapsbelasting. Een factuur vermeldt een bedrag, met als enige omschrijving “prestaties”, “diensten” of “werken”. Welke werkzaamheden werden uitgevoerd, wanneer dat gebeurde en waarop de vergoeding betrekking heeft, blijft onduidelijk.

Bij een controle kan dat problemen opleveren. Voor de vennootschapsbelasting moet de onderneming de werkelijkheid van haar beroepskosten kunnen aantonen. Ook voor de btw kunnen gebrekkige factuuromschrijvingen en ontbrekende bewijzen van de verrichting aanleiding geven tot discussie over het recht op aftrek. Beide belastingen kennen daarbij hun eigen voorwaarden.

Een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg Waals-Brabant van 20 april 2026 illustreert opnieuw dat facturen met algemene omschrijvingen, zonder voldoende ondersteunende stukken, kunnen tekortschieten als bewijs van beroepskosten. De zaak betrof de vennootschapsbelasting: de vennootschap kon onvoldoende aantonen dat de gefactureerde onderaannemingsprestaties werkelijk waren uitgevoerd.

1. Wat was er aan de hand?

Een vennootschap actief in de industriële schoonmaak bracht voor de aanslagjaren 2018 en 2019 kosten van onderaanneming in aftrek. De betrokken onderaannemers waren veelal verbonden vennootschappen, via deelnemingen of een gemeenschappelijke leiding.

Bij een fiscale controle stelde de administratie de werkelijkheid van de prestaties ter discussie. Volgens haar was onvoldoende aangetoond welke werkzaamheden daadwerkelijk waren uitgevoerd.

De vennootschap beschikte over facturen en enkele overeenkomsten. Andere stukken die de uitvoering van de opdrachten konden bevestigen, ontbraken evenwel. De fiscus verwierp de aftrek en de rechtbank volgde dat standpunt.

2. Wie moet de prestaties bewijzen?

Artikel 49 WIB 1992 vormt het uitgangspunt voor de aftrek van beroepskosten. De belastingplichtige moet onder meer aantonen dat de kosten werkelijk zijn gemaakt, wat het bedrag ervan is en dat zij werden gedaan of gedragen om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden.

In deze zaak draaide de discussie om de werkelijkheid van de prestaties.

Een overeenkomst kan aantonen welke diensten partijen hebben afgesproken. Een factuur vermeldt wat daarvoor wordt aangerekend. Daarmee staat nog niet noodzakelijk vast dat de afgesproken werkzaamheden ook zijn uitgevoerd.

Wanneer daarover discussie ontstaat, moet de belastingplichtige voldoende concrete en controleerbare elementen kunnen voorleggen.

3. Waarom schoot het bewijs hier tekort?

De rechtbank stelde vast dat, afgezien van enkele overeenkomsten, concrete sporen van de prestaties ontbraken. Er waren bijvoorbeeld geen e-mails, urenstaten, vergaderverslagen of andere documenten die de uitvoering konden ondersteunen.

Daarnaast vertoonde het dossier verschillende inconsistenties:

• de facturen bevatten slechts een beknopte omschrijving;

• de gefactureerde bedragen sloten niet aan bij de overeenkomsten;

• een detail van de uitgevoerde werkzaamheden ontbrak;

• de financiële verrichtingen stemden niet overeen met de globale facturen en afspraken.

Ook tijdens de bezwaarprocedure werden de ontbrekende elementen niet aangeleverd, ondanks een gerichte vraag om inlichtingen.

De vennootschap verscheen bovendien niet voor de rechtbank en diende daar geen conclusies of bewijsdossier in. Daardoor bleven de vaststellingen van de administratie onvoldoende weerlegd.

Het ging dus om een samenloop van ontbrekende bewijsstukken, tegenstrijdigheden en een gebrekkige verdediging van het dossier.

4. Zijn kosten tussen verbonden vennootschappen verdacht?

Het feit dat vennootschappen met elkaar verbonden zijn, maakt hun onderlinge facturen niet automatisch onaftrekbaar. Ook binnen een groep kunnen reële diensten worden geleverd die fiscaal aftrekbare kosten vormen.

De verbondenheid neemt de bewijslast evenwel niet weg.

Ook wanneer dezelfde personen beide vennootschappen besturen, moet kunnen worden aangetoond welke diensten de ene vennootschap aan de andere heeft geleverd. Interne vertrouwdheid met de werkzaamheden vervangt geen controleerbare documentatie.

Het vonnis is daarom ook relevant voor managementvergoedingen, adviesopdrachten en andere dienstverlening binnen een groep. De bewijsstukken moeten telkens aansluiten bij de aard van de betrokken prestaties.

5. Welke documenten versterken uw dossier?

Het vonnis legt geen algemene verplichting op om voor elke opdracht urenstaten, verslagen én uitgebreide correspondentie bij te houden. Het bewijs moet worden beoordeeld op basis van het volledige dossier.

Voor een schoonmaakopdracht kunnen werkbonnen, personeelsplanningen en bevestigingen van uitgevoerde werkzaamheden nuttig zijn. Bij adviesverlening kunnen rapporten, ontwerpen, correspondentie en concrete resultaten de prestaties aantonen.

In onze praktijk merken wij dat ook onderaannemers in de bouw geregeld worden geviseerd bij controles. Hun facturen zijn vaak bijzonder summier: ze vermelden uitsluitend een totaal aantal uren en een uurprijs. Een dergelijke omschrijving is te summier om de uitgevoerde werkzaamheden duidelijk te kunnen staven.

Wij raden daarom met aandrang aan om de facturen aan te vullen met:

• de concrete dagen waarop werd gewerkt;

• het aantal gewerkte uren per dag;

• een ( bij voorkeur nauwkeurige) omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden;

• de werf waarop de prestaties betrekking hebben, bij voorkeur met het adres of een eenduidige werfreferentie.

Vooral die werfvermelding is in de praktijk belangrijk. Ze maakt het mogelijk om de facturen van onderaannemers te koppelen aan uw eigen uitgaande facturen voor dezelfde werf. Zo wordt duidelijk hoe de ingekochte prestaties aansluiten bij de werkzaamheden die u aan uw opdrachtgever factureert.

Zorg er vooral voor dat de stukken samen een begrijpelijk geheel vormen:

• welke opdracht werd gegeven;

• wie de werkzaamheden uitvoerde;

• wanneer, waar en voor welke onderneming dat gebeurde;

• hoe de vergoeding werd bepaald;

• hoe de facturatie aansluit bij de overeenkomst en de boekhouding.

Een algemene omschrijving zoals “geleverde diensten” of een loutere vermelding van uren en uurprijs biedt weinig houvast wanneer de onderliggende werkzaamheden nergens anders worden gedocumenteerd.

6. Wat betekent dit voor uw onderneming?

Dit vonnis bevestigt vooral het belang van een samenhangend bewijsdossier. Een factuur blijft een belangrijk bewijsstuk, maar haar bewijskracht hangt mede af van de concrete omstandigheden en de andere beschikbare gegevens.

Bewaar daarom de documenten die tijdens de normale uitvoering van een opdracht ontstaan en koppel ze aan de betrokken facturen. Dat maakt het bij een controle eenvoudiger om de werkelijkheid van de prestaties te onderbouwen.

Worden kosten betwist, dan verdient ook de reactie op de controle aandacht. Een gerichte toelichting, ondersteund door stukken die de vaststellingen van de fiscus beantwoorden, kan bepalend zijn voor de verdere behandeling van het dossier.

Bron: rechtbank van eerste aanleg Waals-Brabant, 20 april 2026, rolnummer 24/357/A, Fisconetplus, referentie 5529452901.